Language switch

Tijdregistratie en productieplanning bij bakkerij De Paauw: exacte urenverantwoording en maatwerkroosters per medewerker

Datum: 31/10/2017

Tussen grondstoffenleverancier en supermarkt zijn de marges smal en dus telt in de bakkerij elke minuut. De gewerkte uren moeten bovendien correct worden verrekend volgens de complexe bakkerij-cao. Het tijdregistratiesysteem is dan ook cruciaal. Bij Brood- en banketbakkerij De Paauw helpt het bovendien, samen met de minutieuze productieplanning per medewerker, bij het optimaliseren van het bedrijfsproces.

In 1986 verruilt Toon Vervoort de accountancy voor de bakkerijwereld. Hij wordt financieel manager bij een bakkerij met zo’n honderd medewerkers, waar nog met de prikklok wordt gewerkt. “Mijn voorganger was heel geroutineerd in het tellen van de uren op de prikklokkaarten, maar dat was niets voor mij.” Hij besluit de prikklok te vervangen door een geautomatiseerd systeem. Bij een bezoek aan een beurs voor tijdregistratiesystemen stelt hij bij elke stand maar één vraag: kunnen jullie de bakkerij-cao aan? “De meeste bedrijven vroegen wat daar dan zo bijzonder aan was. Alleen ATPS (indertijd nog Certec) zei direct: wij kunnen alles aan! Ik heb dat ook laten vastleggen in de offerte! Uiteindelijk heeft het een jaar geduurd voordat het goed was, maar ze hebben het waargemaakt.”

Tijdregistratiesoftware en de bakkerij-cao

De bakkerij-cao is complex, met veel tijdvensters en verschillende toeslagen voor onregelmatige werktijden. “We kennen extreme pieken en dalen, met topdrukte voor Kerst en Pasen en een lage productie in de zomer. Binnen de week zijn de vrijdag, zaterdag en zondag het drukst. Onze ploegendienstroosters wijken af van andere sectoren. Bijzonder in de tijdregistratie voor bakkerijen is het middernachtelijk uur. Vaak wordt vanuit de avond in de nacht doorgewerkt. Die uren moeten worden doorgeteld, terwijl veel tijdregistratiesoftware na middernacht aan de nieuwe dag begint. Verder moet de cao met alle verschillende interpretaties in het tijdregistratiesysteem zitten om het allemaal keurig te kunnen optellen. Dat is wat ATPS tijdregistratie goed kan, mede dankzij Dirk van der Bor, consultant bij ATPS, die bijna nog meer weet van de cao dan wij.”

Urenregistratie bij De Paauw

In 2008 stapt Vervoort over naar een managementfunctie bij brood- en banketbakkerij De Paauw in Hardinxveld-Giessendam, waar al met ATPS werd gewerkt. Efficiënt produceren van wisselende producten en volumes is essentieel voor de bakkerij als leverancier van een grote supermarktketen. “We werken met smalle marges en daarom moeten we onze productie op korte termijn kunnen beïnvloeden, zodat we niet meer uren maken dan bij de volumes horen en zo min mogelijk dure uren en overwerk. Dankzij ATPS kunnen we de uren strak volgen en kennen we de marge per gewerkt uur.” In het dagelijks gebruik heeft het tijdregistratiesysteem bovendien wat praktische handigheden. “Een vergeten uitklokking bijvoorbeeld wordt gesignaleerd, zodat de volgende keer inklokken niet als uitklokken wordt geregistreerd. Is een medewerker afwezig en is dat niet vooraf ingevoerd, dan wordt het gemeld.”

Tijdregistratie, productieplanning en toegangscontrole

Toch was Vervoort nog niet helemaal tevreden. “We misten nog iets: planning software”, zegt Allard, zoon van Toon Vervoort. Hij kwam in 2014 bij De Paauw, aanvankelijk tijdelijk. “Onze complexe planningen werden gemaakt in Excel en daarna ingevoerd in ATPS. ATPS attendeerde ons op het softwarepakket Checks van Integral en de mogelijkheid om een interface te maken.” Allard zou De Paauw op projectbasis hierbij ondersteunen, maar houdt zich inmiddels dagelijks bezig met de planning en het beheer van de applicaties. “We maken de planning volgens een dagprogramma aan de hand van de te produceren hoeveelheden en de competenties van onze medewerkers. Het resultaat is een maatwerkrooster per medewerker plus eventueel een voorstel voor aanvulling met uitzendkrachten. Het geeft ons een goede kostenplaatsregistratie en compleet overzicht van de uren, verdeeld over de productielijnen.”
Vader Toon en zoon Allard Vervoort zijn duidelijk tevreden over de tijdregistratie en planning. “Het is geen makkelijk pakket, maar dankzij deze software kunnen we efficiënter plannen en registreren, met een hogere productiviteit als resultaat.”
Behalve tijdregistratie en planning is ook de toegangscontrole bij De Paauw geregeld via ATPS en is er een koppeling met het salarisverwerkingssysteem Profit van Afas.

 

Brood- en banketbakkerij De Pauw, sinds 1973 (of eigenlijk 1923)

In 1973 kocht Huug de Paauw dorpsbakkerij De Heus in Hoornaar, die op dat moment 50 jaar bestond. Het was de tijd waarin de supermarkten opkwamen en ­– sinds het broodbesluit midden jaren zestig – brood gingen verkopen. De Paauw durfde het aan te investeren, breidde zijn bakkerij uit en vestigde zich in Hardinxveld-Giessendam, van waaruit naast supermarkten zo’n vijftien eigen winkels en veel bezorgers-aan-de-deur werden bevoorraad. Dankzij zijn zakelijk inzicht en creatieve ondernemingszin bleef De Paauw overeind toen in de jaren tachtig en negentig de bakkerijsector als gevolg van overcapaciteit moest saneren. Supermarktketens werkten indertijd met regionale bakkerijen, totdat Albert Heijn besloot het aantal leveranciers in te perken. Andere supermarkten volgden dat voorbeeld. Gevolg is dat de meeste bakkerijen tegenwoordig leveren aan één supermarktketen.

Anders dan andere grote bakkerijen heeft De Paauw naast brood ook het banket in ere gehouden. De Paauw heeft productielijnen voor grootbrood, kleinbrood en biologisch brood en heeft daarnaast als specialisme fudgecake en eierkoeken. Daardoor is het bedrijf in staat ook een uitgebreid assortiment kerst- en paasproducten aan te bieden. De fudgecake wordt in heel Europa en daarbuiten geleverd.

Bij De Paauw maken nu ongeveer 50 medewerkers de dagverse producten voor een bekende, groeiende, landelijke supermarktketen. Zo’n 35 chauffeurs brengen de producten met de 24 eigen vrachtwagens naar de filialen in Zeeland, Zuid-Holland, Noord-Brabant en Limburg; op zondag levert De Paauw in vrijwel het hele land.

Brood- en Banketbakkerij H.B. de Paauw B.V.
Rijshaak 11
3371 KC  Hardinxveld-Giessendam
(0184) 67 57 77
www.depaauw.nl