Tijdregistratie en de invloed op werknemerswelzijn

Wordt er binnen uw organisatie nog gebruikgemaakt van papieren bezoekerslijsten of Excel-bestanden aan de balie? Dan bent u niet de enige, maar dit is inmiddels een verouderde werkwijze. Handmatige registratie is traag, foutgevoelig en sluit niet aan bij de hedendaagse eisen op het gebied van privacy en veiligheid.

Hoe weet u bijvoorbeeld wie er op dit moment in het gebouw aanwezig is? En kunt u die informatie direct opvragen bij een calamiteit? Hierdoor is real-time bezoekersregistratie belangrijker dan ooit.

Wat is real-time bezoekersregistratie?

Real-time bezoekersregistratie is een digitale oplossing waarmee u bezoekers op een veilige en efficiënte manier kunt aanmelden, volgen en beheren. Bezoekers registreren zichzelf via een tablet of een vooraf verstuurde e-mailuitnodiging.

Wat betekent dat concreet voor u? U heeft op elk moment inzicht in wie zich in uw pand bevindt, welke ruimtes toegankelijk zijn en hoe lang iemand aanwezig is. Tegelijkertijd ontvangen bezoekers automatisch alle relevante informatie, zoals huisregels of veiligheidsvoorschriften. En dat alles zonder tussenkomst van personeel.

In combinatie met een toegangscontrolesysteem worden ook de toegangsmogelijkheden automatisch afgestemd op de rechten van de bezoeker. Dat levert overzicht én veiligheid op.

Belangrijke voordelen van real-time bezoekersregistratie:

Efficiëntie

Hoeveel tijd besteedt uw organisatie nog aan het handmatig registreren van bezoekers? Met een geautomatiseerd systeem verdwijnen dubbele handelingen en onnodige administratie. Uw medewerkers kunnen zich richten op hun kerntaken, terwijl het registratieproces vlekkeloos verloopt.

Veiligheid & toegangscontrole

Wat gebeurt er bij een ontruiming? Weet u dan precies wie er binnen is? Dankzij integratie met een toegangscontrolesysteem beschikt u direct over een actueel overzicht van alle aanwezigen. U bepaalt eenvoudig wie toegang krijgt tot welke zones, op welk moment. Dit verhoogt de veiligheid en geeft u de controle over uw gebouw.

Compliance & AVG

Papieren registratielijsten zijn gevoelig voor fouten en voldoen vaak niet aan de AVG. Hoe beschermt u de privacy van uw bezoekers? Met een digitaal systeem worden persoonsgegevens veilig opgeslagen en beheerd. Zo bent u voorbereid op audits en privacy controles, zonder extra werk.

Professionele uitstraling

De ontvangst is vaak het eerste fysieke contactmoment met uw organisatie. Maakt u daarbij al gebruik van een geautomatiseerde, moderne receptie? Of ligt er nog een formulier op de balie? Een gestroomlijnd aanmeldproces zorgt voor een gastvrije ontvangst én een professionele uitstraling.

Praktijkvoorbeelden & toepassingen

Of u nu werkzaam bent in een kantooromgeving, een productiebedrijf runt of verantwoordelijk bent voor een onderwijs- of zorginstelling, elke organisatie ontvangt bezoekers. Maar hoe organiseert u dit proces vandaag de dag?

Voorbeeldsituatie

Een middelgroot productiebedrijf besluit over te stappen op bezoekersregistratie. Vooraf ontvangen bezoekers een e-mail met pincode, locatie-informatie en gedragsregels. Bij aankomst melden zij zich zelfstandig aan via een tablet. Dankzij de koppeling met het toegangscontrolesysteem krijgen zij alleen toegang tot relevante ruimtes en wordt hun aanwezigheid automatisch vastgelegd. In geval van een calamiteit is hun naam direct zichtbaar op de digitale aanwezigheids- en calamiteitenlijst. Geen tijdverlies, geen onduidelijkheid. Zou u in zo’n situatie ook graag direct kunnen handelen?

Real-time bezoekersregistratie biedt directe voordelen op het gebied van veiligheid, efficiëntie, AVG-compliance en gastvrijheid. Kunt u het zich nog veroorloven om te blijven werken met verouderde registratieprocessen? Is uw organisatie voorbereid op een calamiteit, een audit of een eerste indruk die telt? Met een geïntegreerd systeem voor bezoekersregistratie en toegangscontrole heeft u alle informatie binnen handbereik én maakt u een professionele indruk vanaf het eerste moment.