Van papieren bezoekerslijst tot slimme software: de evolutie van bezoekersregistratie

Bijna elk bedrijf of organisatie ontvangt dagelijks bezoekers. Soms zijn het klanten of leveranciers, soms sollicitanten of technici. Wat al die situaties met elkaar gemeen hebben is de behoefte om te weten wie er binnen is. Dat is belangrijk voor de veiligheid en voor het naleven van de privacyregels, zoals AVG en voor het behouden van overzicht. Een goed georganiseerde ontvangst, draagt bovendien bij aan de professionele uitstraling van je organisatie. Het geeft bezoekers meteen een goed gevoel wanneer ze merken dat alles netjes en vlot geregeld is.

De papieren bezoekerslijst bij de receptie

Tot niet zo lang geleden was het heel normaal dat bezoekers zich inschreven op een papieren lijst bij de balie. Ze vulden hun naam in, noteerden de aankomsttijd en soms voegden ze daar ook de naam van hun contactpersoon aan toe. In de praktijk bleek dit systeem vaak rommelig. Handgeschreven namen waren niet altijd goed leesbaar en het gebeurde regelmatig dat iemand zich per ongeluk niet aanmeldde. Daarnaast bood het geen inzicht in wie er op dat moment nog in het gebouw aanwezig was. Vanuit privacy-oogpunt was het ook niet ideaal, want iedereen die zich aanmeldde kon zien wie er eerder op de lijst stond. Zeker sinds de komst van de AVG is dat lastig te verantwoorden.

De eerste stap richting digitalisering

Maar met de opkomst van computers en tablets zijn bedrijven alternatieven gaan zoeken. n veel gevallen betekende dit dat de papieren lijst werd vervangen door een Excel-bestand of een simpel formulier op een scherm. Het werkte alleen als er iemand bij de receptie zat om het goed te begeleiden en het miste vaak extra functies die het proces echt makkelijker konden maken. In de praktijk groeide de behoefte aan bezoekersregistratie systeem die meldingen konden sturen naar collega’s zodra hun bezoek gearriveerd was en die netjes bijhielden wie er wanneer op bezoek was geweest.

Slimme bezoekersregistratie van nu

Tegenwoordig zijn er veel gebruiksvriendelijke systemen die dit allemaal moeiteloos regelen. Moderne bezoekersregistratie software werkt vaak in de cloud en zorgt ervoor dat het aanmelden snel en soepel verloopt. Bezoekers kunnen zich vooraf registreren of zichzelf aanmelden via een scherm bij binnenkomst. De persoon die bezoek verwacht krijgt automatisch bericht zodra zijn of haar gast gearriveerd is. Gegevens worden veilig opgeslagen en na verloop van tijd automatisch verwijderd volgens de regels. Voor de receptie betekent dit minder handmatig werk en meer overzicht, en voor de bezoeker voelt het modern en professioneel. Het hele proces is efficiënter, overzichtelijker en beter beveiligd dan ooit.

Waarom overstappen loont

Wie de overstap maakt van een traditionele lijst naar een digitaal systeem merkt al snel hoeveel tijd en onduidelijkheid het bespaart. Bezoekers melden zich sneller aan, hun gegevens zijn beter leesbaar en je weet altijd wie er op dat moment binnen is. In geval van een calamiteit is dat van groot belang. Bovendien voldoet je organisatie direct aan de privacywetgeving. Niet onbelangrijk is ook de uitstraling. Bezoekers merken dat je organisatie met de tijd meegaat en zorgvuldig omgaat met hun gegevens. Het maakt een verschil, of je nu werkt op een kantoor, in een ziekenhuis, een school of een productieomgeving.

Hoe ATPS hierbij kan helpen

ATPS helpt organisaties om bezoekersregistratie slimmer en eenvoudiger te maken. We bieden software die zich aanpast aan jouw situatie en wensen. Dat kan klein beginnen, maar net zo goed doorgroeien naar een volledig geïntegreerd systeem. We denken met je mee, zorgen dat alles goed werkt en blijven beschikbaar als je vragen hebt.